Lo mejor es que nos acostumbremos, como a todo, en su justa medida, porque las videollamadas han venido para quedarse. Por ello, si podemos sentirnos más seguros mientras las realizamos, seguro que nuestro nivel de agotamiento o estrés rebaja notablemente. Por ello vamos a revisar un par de consejos para interiorizarlos y hacernos con esta parte de la nueva realidad y el teletrabajo, no sin antes ponernos en contexto para elegir la herramienta adecuada. 

¿Nos estresan las videollamadas más que las reuniones cara a cara?  

Existen dos factores que nos pueden ayudar a responder a esta pregunta. La primera es la época personal, profesional y familiar por la que estamos pasando y por otro lado la parte física que nos limita en la comunicación a través de una pantalla. 

El primer factor está claro, la pandemia trajo consigo una necesidad inevitable. Las videollamadas nos han facilitado el teletrabajo, poder continuar con nuestros quehaceres de manera remota y siempre en contacto con nuestro equipo de compañeros, nuevos clientes o nuevas propuestas. Pero igual que fue una salvación para mantener nuestros trabajos, en muchos casos nos ha estresado bastante ya que nuestras casas son espacios compartidos que se convirtieron en hogar, oficina, colegio, patio y office para el café. 

Por otro lado, Gianpiero Petriglieri sostiene que el cuerpo humano descifra de una forma totalmente distinta una videollamada y una conversación de manera presencial. Petriglieri, es profesor asociado de comportamiento organizacional y Director Académico de INSEAD (Initiative for Learning Innovation and Teaching Excellence). El comportamiento organizacional es un campo de estudio en el que se investiga el impacto que individuos, grupos y estructuras tienen en la conducta dentro de las organizaciones, con la finalidad de aplicar estos conocimientos a la mejora de la eficacia de tales organizaciones. 

En su estudio mantiene que una de las claves principales de la comunicación entre seres humanos se pierde en una videollamada, el lenguaje no verbal. El tono de voz, parte de las expresiones faciales y los gestos físicos que apoyan nuestra comunicación verbal desaparecen por mucho que nos esforcemos en mejorar la calidad de nuestra imagen o nos preparemos adecuadamente. El lenguaje no verbal que en una conversación puede equivaler a más de dos tercios, la interpretación y el sentido, se ve limitada. A todo esto, debemos añadir que la imagen de cualquier pantalla tiene dos dimensiones en lugar de tres y esto desencadena un sobreesfuerzo psicológico. Esfuerzo que se ve aumentado cuando, además, intentamos parecer naturales y solo el intento nos agota. 

De esta manera, emisor y receptor se ven obligados a prestar más atención y en la conclusión, sobre todo si la reunión se alarga o hay muchos participantes, puede resultar agotadora y en algunos casos estresante. 

¿Qué herramienta nos conviene en cada tipo de Streaming? 

Si vamos a realizar una reunión de trabajo con gente de nuestra misma empresa, lo más lógico y que probablemente te pidan sea la herramienta corporativa. Pese a que en muchas ocasiones nos guste mucho más otras opciones, la herramienta corporativa nos permite acceder a nuestros contactos, agendas y servidores con mayor facilidad, evitando así momento de nerviosismo que nos hagan cometer errores. 

Si por el contrario vamos a contactar con personas ajenas a nuestra empresa, la opción es aquella herramienta con la que te quieras presentar y te sientas más cómodo.  

Para las reuniones con familiares y amigos son las herramientas que tenemos a mano como la videollamada de Whatsapp o Hangouts. Estas no tienen gran calidad, pero sí ofrecen inmediatez y reuniones por grupos entre nuestros contactos personales. 

Es importante no mantener todas las reuniones por un mismo canal y diferenciar entre las reuniones del ámbito laboral con carácter más profesional, las dailies que podamos tener con nuestros compañeros con un carácter menos formal y finalmente una herramienta diferente para familiares y amigos. Reconocer interfaces y experiencias de usuarios diferentes nos permite encajar los diferentes escenarios en parcelas diferentes de nuestras mentes, pese a estar realizando una misma tarea. 

¿Qué herramientas nos ofrece el mercado según nuestras necesidades? 

No son, desde luego, una herramienta nueva, pero la inesperada irrupción de las herramientas para las reuniones mediante vídeo ha hecho que las empresas como Zoom o Google mejoraran sus productos en cuestión de semanas.  

Durante el inicio de la pandemia, Zoom pasaba de tener 10 millones de usuarios a 300, dejando así al descubierto las brechas de seguridad que tenía. El 7 de mayo ya habían adquirido la empresa Keybase para fortalecer aún más la seguridad de la plataforma en un plan de 90 días. 

Los profesionales que formamos parte de la familia DEXS apostamos por ella hace años y nos proponemos día a día mejorar la experiencia de nuestros alumnos haciéndola cada vez más productiva. 

Lo que tenemos que tener claro es la cantidad de asistentes y si la comunicación va a ser unidireccional o bidireccional. Si vamos a realizar una reunión concurrida y con una comunicación bidireccional tanto las salas de reuniones de Zoom, Google Meet o Skype son buena opción por estabilidad. La herramienta de videollamada de Teams está mejorando día a día y está resultando ser muy estable y una usabilidad bien diseñada. GoToMeeting o Webex que hace 5 años lideraban el mercado se están quedando atrás. 

Una vez hayas escogido el sistema de retransmisión que vas a usar, te recomendamos los siguientes consejos para antes, durante y después de la videollamada.  

Antes  

Ten el software descargado y a punto, que el audio y la imagen funcionen correctamente.  

Si vas a compartir pantalla ten el documento preparado.  

Ten una conexión estable, si no es mejor posponer la videollamada. 

Enamora a la pantalla. Una imagen vale más que mil palabras. 

La iluminación, el enfoque, el encuadre, la perspectiva no nos dan igual en el cine, que no lo hagan en tu pantalla. 

Prepara un guion breve y establece la dinámica al comenzar la videollamada. 

No organices sesiones de más de 60 minutos. 

Mejor siempre con un moderador. 

Sé puntual y procura que cumplan los anteriores consejos todos los asistentes. 

Realiza una prueba una vez tengas todo ajustado. 

Y después de todo esto, procura ser natural y “sonría por favor” 😉 

Durante  

Nada más comenzar asegúrate de que te escuchan, ven y compartes tu pantalla. 

Da titulares. Di lo importante al principio. 

Indica cual va a ser tu dinámica de participación. 

Sé breve. Muy breve. No traslades una reunión física a una virtual. 

Haz preguntas. Hazlo dinámico.  

Varía el tono de tu intervención incluyendo pausas y énfasis. 

No realices multitasking, queda igual de mal en streaming que cara a cara. 

Después 

Despide a la gente saludando y da las gracias. 

Si la reunión es formal e importante es recomendable enviar un correo recopilatorio.